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殷家洋雲浦陳氏

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日志

 
 

用Ctrl+H快捷键玩转Word特殊替换  

2017-08-21 15:55:58|  分类: 电脑技术类资料 |  标签: |举报 |字号 订阅

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来源:互联网
          Word的特殊替换由于涉及一些特殊控制符号,许多朋友知其然不知其所以然,若要触类旁通就比较困难。特殊替换博大精深,灵活多变,由它可以滋生出的实际应用恐怕连Office作者们也始料不及。但如果我们能选择一些活生生的、大家都可能用到的实例来讲述它们,就易于理解,抛砖而后引玉,读者朋友们自然就能渐渐通晓其中的奥妙。
在Word文档编辑过程中,我们最常用的替换是内容替换,比如将“有没”替换为“优美”,将Englich替换为English等。这些替换方法大家很熟悉,不必讲解。这里需要强调的是,无论普通替换还是特殊替换,操作进入的路径是一致的,大家最好记住用Ctrl+H快捷键快速启动“查找和替换”窗口这招技巧。
一、版面格式替换
在排版过程中,我们可以搜索、替换或删除字符格式(删除格式其实也是一种特殊替换,将有特殊格式替换成无特殊格式),以便提高排版效率。例如,将指定的字词或段落成批替换为不同的颜色;将使用某类字体的段落一次成批替换为另一种字体;查找指定的格式(如加粗)并删除或更改它。
案例:将全文的宋体字替换成雅黑字体,同时设置为加黑、斜体。
实现方法:
执行“编辑→查找”菜单命令(或Ctrl+F快捷键),在“查找和替换”窗口中删除“查找内容”文字框中的所有文字,单击“格式”按钮(如果看不到“格式”按钮,请单击“高级”按钮),选择“字体”命令,然后选择所需格式为“宋体”。
选中“突出显示所有在该范围找到的项目”复选框以查找满足条件的所有实例,然后通过在其下的列表中单击来选择要在其中进行搜索的文档部分,这里选择“主文档”。
单击“查找全部”,满足条件的所有实例都被突出显示出来了。单击“关闭”按钮关闭替换窗口(图1)。
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单击“格式”工具栏上的按钮进行格式更改,选择字体为“雅黑”,单击“加粗”按钮,再单击“倾斜”按钮,所做的更改应用于所有被选中的符号条件的突出显示文字上。
设置完毕后,在文档任意处单击可删除文字的突出显示。
案例:将全文的宋体字“刘德华”替换成雅黑字体,同时设置为加黑、斜体。
实现方法:在“查找内容”框中输入“刘德华”,其余设置同上例。
二、版面标记替换
在普通文档的排版过程中,我们总要用到诸如跳格制表符、段落标记、换页标记等特殊分隔标记;在长文档或图书的排版过程中,我们常常又会用到分页符、分节符等特殊分隔标记。常常见到排版工作人员在遇到需要合并或改变分隔类型的情形时,总是手动一个个变更。其实,这类变更也可以用替换的方式来完成。
案例:一本已经排版的图书Word文档分节发生错乱,现在需要将全文现有的分
节符去掉,以便重新规划版面。
具体方法如下:
单击“编辑”菜单中的“替换”命令。
在“查找内容”框中,直接键入代表分节符的代码^b。
保证“替换为”框没有任何内容,若有请删除。
单击“全部替换”按钮(图2)。
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小提示:可用的版面标志
可以在“查找内容”或“替换为”框中使用的版面标志代码有如下几种:
若要指定段落标记,键入^p(选中“使用通配符”复选框时在“查找内容”框中无效)或键入^13。
若要指定制表符(或称跳格符),键入^t或键入^9。
若要指定手动换行符,键入^l或键入^11。
若要指定分栏符,键入^n或键入^14。
若要指定分页符或分节符,键入^12(替换时,插入分页符)。
若要指定手动分页符,键入^m(当选中“使用通配符”复选框时,还将查找或替换分节符)。
三、单词形式替换
如果你要改写一篇英文文章的过程中涉及到不同数量、不同比较级别、不同时间点更换问题,这样就会涉及到文章中某些名词的单复数形式的成批替换,形容词原级、比较级、最高级的成批替换以及动词各种时态之间的成批替换。在这种情况下,手工一个一个单词地处理一篇长文档是多么可怕的一件事情。在这种情况下,同样可以采用成批替换的方法。
案例:按词性成批替代
例如,有关名词的单数和复数形式成批替换:在将文章中涉及到的apple替换为orange的同时,你还希望将文章中出现的apples替换为oranges。
再例如,有关形容词形式的替换:在将在讲文章中出现的worse替换为better的同时,将也希望将全文的worst替换为best。
再举一个例子,有关动词词根的所有时态替换:在将sit替换为stand的同时,也希望将全文的sat替换为stood。
实现方法:
用Ctrl+F或Ctrl+H快捷键启动“查找或替换窗口。
如果看不到“查找单词的所有形式”复选框,请单击“高级”按钮。选中“查找单词的各种形式”复选框。
在“查找内容”框中输入要查找的文字,比如上面三个例子中的apple、worse、sit。
在“替换为”框中输入替换文字,如上面三个例子中的orange、better、stand。
根据需要单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮(图3)。
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小提示:
以上英文单词的替换,执行替换操作时最好使用“替换”按钮,而不要用“全部替换”按钮,这样可以确认每一处替换,以免发生错误。查找和替换文本时,应使用相同的词性和时态,例如,可以搜索see,并将其替换为observe(两者都是一般现在时的动词)。
四、通配模糊替换
有时候我们要替换的内容只是一个指定范围的内容,而不是固定的内容。例如,我要将所有“”内引用的内容替换为某个格式,因为文章中涉及到的“”内的内容不一定只有一处,因此,这时的查找框中不能输入具体的内容,只能输入一个模糊的表达式。这个表达式只有一个字符*。我们可借助星号*通配符搜索字符串,如使用s*d找到sad和started之类的单词,或者使用“*”表达式找到任何含有对话内容的中文标准语句。
案例:对话版式统一改
一个很实用的例子就是,在某篇小说写作完成之后,排版时将小说中凡是涉及到主人公对话的内容均设定为某种指定字体显示。例如,要将全文双引号内的内容都设为仿宋、鲜绿色。因此,只能使用通配符*,因为每个双引号内的内容肯定不同。
用Ctrl+H启动“查找和替换”窗口,切换到“替换”选项卡,在“查找内容”中填入“*”(含双引号),在“替换为”中点击鼠标,再点击“高级”选项按钮,选择“格式”按钮,选择“字体”命令,将字体设为仿宋、鲜绿色,并在“使用通配符”前打钩,之后单击“全部替换”按钮即可(图4)。
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小提示:
选中“使用通配符”复选框后,Word只查找与指定文本精确匹配的文本(“区分大小写”和“全字匹配”复选框会变灰而不可用,表明这些选项已自动选中,不能关闭这些选项)。此外,要查找已被定义为通配符的字符,需在该字符前键入反斜扛\,例如,要查找问号,可键入\?。
小知识:
可使用的通配符的类型和举例如下:
键入?表示匹配任意单个字符。例如,s?t可查找sat和set。
键入*表示匹配任意字符串。例如,s*d可查找sad和started。
键入<表示匹配单词的开头。例如,<inter查找interesting和intercept,但不查找splintered。
键入>表示匹配单词的结尾。例如,in>查找in和within,但不查找interesting。
键入[ ]表示匹配指定字符之一。例如,w[io]n查找win和won。
键入[-]表示匹配指定范围内任意单个字符。例如,[r-t]ight查找right和sight。必须用升序来表示该范围。
键入[!x-z]表示匹配中括号内指定字符范围以外的任意单个字符。例如,t[!a-m]ck查找tock和tuck,但不查找tack和tick。
键入{n}表示匹配n个重复的前一字符或表达式。例如,fe{2}d查找feed,但不查找fed。
键入{n,}表示匹配至少n个前一字符或表达式。例如,fe{1,}d查找fed和feed。
键入{n,m}表示匹配n到m个前一字符或表达式。例如,10{1,3}查找10、100和1000。
键入@表示匹配一个以上的前一字符或表达式。例如,lo@t查找lot和loot。
除此之外,可使用半角小括号( )对通配符和文字进行分组,以指明处理次序,例如,可以通过键入“<(pre)*(ed)>”来查找presorted和prevented。
可使用\n通配符搜索表达式,然后将其替换为经过重新排列的表达式,例如,在“查找内容”框键入(Newton)(Christie),在“替换为”框键入\2\1,Word将找到Newton Christie并将其替换为Christie Newton。

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